С появлением Интернета культура переписки возродилась, но правила написания и оформления писем изменились, стали более ориентированы на современные реалии. Так родился электронный этикет. У виртуального сообщения есть немало особенностей, это касается и деловой переписки. Но, несмотря на то, что письма "по мылу" отличаются от бумажных, у них есть одна общая черта - по ним можно многое узнать об адресате.
Краткость - сестра таланта
Любовные письма 18 века порой занимали целые тетради. Современное электронное послание, напротив, обязано быть коротким и содержательным. А для деловой переписки это вообще обязательное требование. Ваш партнер получает десятки, а то и сотни посланий в день, так не заставляйте его тратить время на прочтение витиеватых фраз.
Сразу после приветствия переходите к теме письма и причинам его написания (кстати, не пренебрегайте графой "тема", чтобы письмо случайно не оказалось в папке для спама). Но пренебрегать приветствием или использовать его фамильярные варианты тоже нельзя. И обязательно обращайтесь к собеседнику по имени - чтобы не ошибиться, не забудьте проверить и перепроверить!
Перегибать палку в лаконичности тоже не стоит. Не сокращайте слова, не используйте аббревиатуры без нужды и не забывайте о волшебных словах "спасибо" и "пожалуйста" - они лишнего места не займут.
Обязательно используйте функцию проверки правописания - ни в одной нормальной компании письма с опечатками и орфографическими ошибками не воспринимают всерьез. Все предложения следует начинать с большой буквы, а в конце ставить точку. Пробелы обязательны. Из уважения к адресату любой текст длиннее 500 символов делите на абзацы, используйте красную строку. Не перегружайте деловое послание ненужной пунктуацией. Выражающие эмоции вопросительные и восклицательные знаки используйте в разумном количестве.
Письма, написанные заглавными буквами - это крик, а строчными - безграмотность.
Оформление писем
В альбомах уездных барышень и любовных посланиях прошлых веков царили виньетки и вензеля - это считалось хорошим тоном. В современной же деловой переписке экзотические шрифты, флеш-анимация и прочие "тяжелые" спецэффекты могут быть восприняты как неуважение к адресату. Не говоря уже о том, что легко потерять часть информации, если на разных компьютерах установлены разные шрифты, а анимация может привести к зависанию компьютера вашего адресата.
Из аббревиатур разрешается использовать общепринятые сокращения типа FYI (от англ. "For Your Information" - для информации) или ASAP (от англ. "As soon as possible" - срочно: как можно быстрее), но хорошим тоном считается написание слов полностью.
Смайлики в деловой переписке недопустимы.
Правила электронного этикета:
1. Не посылайте приложения весом более 1Мб без предварительного согласования с принимающей стороной.
2. Электронная подпись не должна превышать 5-7 строк по 60-70 символов в строке. В нее можно включить фамилию, имя, отчество, должность, компанию и контакты.
3. Личные письма не принято отправлять с корпоративных адресов. И не только потому, что их читают системные администраторы компаний.
4. На деловые письма следует отвечать в течение суток, это знак вашего уважения к партнерам. Если вы не ответили в течение недели, это могут истолковать как грубый отказ от общения.
5. Использовать в деловых письмах функцию уведомления о получении не принято, поскольку это трактуется, как недоверие адресату.
6. Обмен письмами заканчивает тот, кто его начал.
7. Если в деловом письме упоминаются третьи лица, то по правилам вежливости их адреса вносятся в строку "копия".
8. Строка "скрытая копия" традиционно используется в бизнес-общении для рассылки резюме.
9. Поздравления партнерам следует посылать индивидуально, находя для каждого какие-то личные слова.
10. Кнопку "ответить всем" в деловой переписке не используют. Она способна вызвать не просто неразбериху, а виртуальный конфликт с вовлечением совершенно посторонних лиц.